En primer lugar, es necesario indicar que el disponer de sistemas de control de acceso a las redes por parte de los empleados supone un beneficio para la empresa dado que:
El empleado ocupará el tiempo en la empresa con acciones productivas, y el acceso a Internet, estará enfocado a su propia labor. Por otra parte, al hacer un uso más responsable, se evitan intrusiones o hackeos, que habitualmente provienen de páginas no seguras.
Es posible controlar el acceso de los empleados mediante software que pueda realizar:
* Filtrado por palabras clave: Consiste en crear una serie de palabras clave restringidas o prohibidas mediante un software cortafuegos. Cuando el empleado intente acceder a dichas palabras clave, no encontrará resultados.
* Tipos de archivos: También es bastante común y utilizado en la empresa limitar los tipos de archivos que un ordenador puede ejecutar. Así, se evitará la apertura de ficheros de vídeo o audio que puedan contener virus por descarga externa.
* Control de acceso a páginas web: En este caso, se bloquean sitios web no deseados. Es muy útil para bloquear el acceso a redes sociales de ámbito personal, salvo lógicamente puestos de trabajo de tipo Community Manager, o empresas de marketing. También se evita con este control el acceso a páginas web inseguras, de descarga, pornografía, webs de apuestas, chats, en definitiva, accesos no deseados por parte de la empresa. Se consigue un doble objetivo: impide la pérdida de tiempo productivo por parte del empleado y evita la infección de sistemas informáticos de malwares.
* Examen de archivos alojados en caché web: No es un sistema de control seguro, ya que el empleado puede tener conocimiento medio de navegadores web y los archivos temporales. En caso de tener pocos equipos y si se quiere saber qué sitios web visitan los usuarios, esto es posible al examinar la memoria caché del navegador Web (también llamado Archivos temporales de Internet en Internet Explorer), en la cual se almacenan copias de las páginas y gráficos que el usuario descarga, de modo que puedan mostrarse más rápidamente cuando el usuario desee volver a visitar la misma página.
Es necesario indicar que la ley actual española afirma que la vigilancia hacia los empleados se puede realizar siempre que no interfiera en el derecho a su privacidad. Para cumplir con estas premisas, previamente la empresa debe:
* Comunicar el control de Internet: Es la principal condición para que las empresas puedan llevar a cabo la vigilancia del uso que los trabajadores hacen de Internet. Independientemente de cómo se comunique, deberá quedar constancia de ello por escrito.
* Delimitar qué está prohibido y qué no: Por ejemplo, la empresa puede prohibir a sus trabajadores el uso de las redes sociales. Pero a su vez, sí puede permitir el uso de LinkedIn como forma de contactar con un cliente. Todos estos casos deberán ser detallas claramente.
* Especificar las vías de vigilancia: También deberán especificar los dispositivos de vigilancia que pretenden implementar. Un software instalado en los ordenadores de los empleados, filtros de seguridad en sus equipos, etc.
En usuarios domésticos también es preciso controlar el acceso, sobre todo si se trata de menores. A tal efecto, existe el concepto de Control Parental. Se trata de una o un conjunto de herramientas para configurar el acceso a los dispositivos por parte de los menores de edad.
En primer lugar, hay que indicar que el mejor control parental para los menores es la familia.
El establecimiento en el hogar de normas y límites, para el uso del ordenador o los dispositivos móviles, es una buena estrategia de prevención. No obstante, es importante ser un ejemplo en el uso de las TIC para los menores y usarlas con responsabilidad. Por ejemplo, no publicar en las redes sociales fotos de nuestros hijos e hijas hasta que no nos den su consentimiento.
La mayor parte de los sistemas informáticos existentes hoy en día contienen aplicaciones para gestionar el control parental.